Notes de frais dématérialisées : comment faire simple
Une photo, un montant, une validation. Et un comptable qui retrouve tout.
Une note de frais dématérialisée, c'est une photo du ticket prise au moment de la dépense, un montant, une catégorie, puis une validation par le responsable et un remboursement par le comptable, le tout tracé. L'administration accepte le justificatif photographié à la place du papier depuis 2019, s'il est fidèle et conservé sans altération. WiTime le fait depuis le téléphone du salarié, avec l'offre Équipe.
Le problème
Les notes de frais d'une petite entreprise finissent dans une enveloppe, un tiroir ou la boîte à gants. Le salarié avance l'argent, oublie le ticket, le retrouve froissé deux mois plus tard. Le gérant valide sans regarder, le comptable réclame les justificatifs, et personne ne sait ce que le mois a coûté avant de le savoir trop tard.
Ce que l'administration accepte
Depuis 2019, un justificatif photographié ou numérisé a la même valeur que l'original papier, à condition que la copie soit fidèle et conservée dans des conditions qui garantissent son intégrité. Le ticket papier peut alors être jeté. La photo doit rester lisible : date, montant, commerçant, TVA.
Le circuit en trois gestes
Le salarié dépose
Il photographie le ticket avec son téléphone au moment de la dépense, indique le montant, la date, la catégorie — repas, transport, hébergement, fournitures — et un mot sur le contexte. C'est déposé, daté, rattaché à son nom.
Le responsable valide
Il voit la liste de son équipe, ouvre la photo, vérifie le montant, valide ou refuse en indiquant pourquoi. Une note refusée revient au salarié avec le motif. La liste montre qui a saisi quoi, y compris quand un responsable a saisi pour quelqu'un.
Le comptable rembourse
Il retrouve les notes validées du mois, classées par personne, avec la photo. Il rembourse, et marque la note remboursée. Le mois se lit en tête : total, à valider, validé.
Ce qu'il faut conserver
La photo du justificatif, le montant, la date, la catégorie, l'auteur de la dépense, la validation et sa date. WiTime garde tout cela avec la note, aussi longtemps que le compte existe. Les notes de frais font partie de l'offre Équipe, à 19,90 € par collaborateur et par mois.
Questions fréquentes
Le ticket papier peut-il être jeté après la photo ?
Oui, si la photo est fidèle et lisible et qu'elle est conservée de façon à garantir son intégrité. C'est le cas dans WiTime, où la photo est attachée à la note et ne peut pas être modifiée après validation.
Un responsable peut-il saisir une note pour un salarié ?
Oui. La note porte alors le nom de celui qui l'a saisie, distinct de celui qui a fait la dépense.
Les barèmes kilométriques sont-ils gérés ?
Non. WiTime enregistre un montant et un justificatif ; le barème se calcule à part et se saisit comme montant.