Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des temps ?
Définition, ce que dit le Code du travail, et ce qu'un bon outil doit faire pour une petite entreprise.
Un logiciel de gestion des temps enregistre les heures de chaque salarié — arrivée, pauses, départ — les compare à son contrat, les fait valider par un responsable et sort en fin de mois les variables de paie : heures travaillées, écarts, congés, absences, heures supplémentaires. L'employeur est tenu de ce décompte ; l'outil est libre. WiTime le fait gratuitement pour deux personnes, puis pour 19,90 € par collaborateur.
Ce que dit la loi
L'employeur doit décompter le temps de travail de chaque salarié et pouvoir le présenter, à l'inspection du travail comme au salarié qui le demande. Le décompte se fait à la semaine pour les heures supplémentaires, et les documents doivent être conservés plusieurs années. Le Code du travail n'impose aucun outil : un cahier suffit en droit. En pratique, il ne suffit jamais longtemps.
Ce qu'un logiciel de gestion des temps fait
Il enregistre
Chaque salarié pointe son arrivée, ses pauses et son départ, ou un responsable saisit pour lui. Chaque saisie garde son auteur et son heure. C'est la base : sans enregistrement fiable, tout le reste est une estimation.
Il compare au contrat
Chaque personne a une durée hebdomadaire, des jours travaillés, des seuils d'heures supplémentaires. Le logiciel confronte les heures faites à ce qui était attendu, jour par jour et semaine par semaine, et signale les écarts, les journées incomplètes, les pointages manquants.
Il fait valider
Un responsable relit et valide les journées de son équipe, corrige un oubli, pose un congé ou une absence. Une journée validée se fige pour le salarié. C'est ce qui donne au décompte sa valeur : quelqu'un qui savait qui était là l'a confirmé.
Il sort les variables de paie
En fin de mois, pour chaque salarié : heures travaillées, écart au contrat, jours de congé et d'absence par motif, heures complémentaires, heures supplémentaires par palier de majoration. C'est ce que le logiciel de paie ou le comptable attend.
Ce qu'il ne devrait pas faire à votre place
Calculer la paie. Les taux, les cotisations, les conventions relèvent du logiciel de paie et de l'expert-comptable. Un outil de gestion des temps qui manipule des salaires mélange deux métiers et deux responsabilités. WiTime compte des heures, jamais des euros — à l'exception des notes de frais, dont c'est l'objet.
Comment choisir
- Qui pointe, et où. Sur site unique, une badgeuse peut suffire. Ailleurs, il faut le téléphone.
- Les heures supplémentaires. À la semaine, par contrat, avec vos seuils : sinon le calcul est faux.
- La validation. Un responsable doit pouvoir corriger et valider, et chaque geste doit rester tracé.
- Le prix. Lisible sans devis, sans engagement, avec une version gratuite pour commencer.
- Les données. Hébergées en Europe, exportables, ni vendues ni réutilisées.
Questions fréquentes
Le pointage est-il obligatoire ?
Le décompte du temps de travail l'est, pour tout salarié qui n'est pas au forfait jours. La forme est libre : cahier, tableur ou logiciel. Ce qui compte, c'est de pouvoir le présenter.
Combien de temps conserver les décomptes ?
Les documents de décompte du temps de travail se conservent au moins un an pour l'inspection, et cinq ans pour couvrir les délais de réclamation sur les salaires. WiTime les garde tant que le compte existe.
GTA, gestion des temps, pointage : quelle différence ?
Aucune de fond. GTA signifie gestion des temps et des activités ; le pointage en est l'enregistrement, la gestion des temps l'ensemble du traitement jusqu'aux variables de paie.