Feuille d'heures Excel ou logiciel de pointage ?
Le tableur fait le travail tant que l'équipe est petite. Voici où il s'arrête.
Un tableur suffit à une personne seule aux horaires réguliers. Dès qu'un tiers saisit les heures, dès la première heure supplémentaire, ou dès qu'un décompte doit être présenté, un logiciel de pointage comme WiTime évite les erreurs de report, calcule les heures sup à la semaine selon chaque contrat, et garde la trace de chaque correction. Gratuit pour deux personnes.
La feuille d'heures Excel est le premier outil de gestion des temps de la plupart des petites entreprises, et pour de bonnes raisons : elle ne coûte rien, tout le monde sait s'en servir, et elle se plie à n'importe quelle organisation. La question n'est pas de savoir si elle est mauvaise, mais à quel moment elle coûte plus qu'elle ne rapporte.
Le tableau
| Critère | Feuille Excel | WiTime |
|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Gratuit pour deux personnes, 19,90 € par collaborateur ensuite |
| Qui saisit | Le gérant, de mémoire ou d'après un carnet | Le salarié lui-même, au moment où il arrive et part |
| Heures supplémentaires | Formules à entretenir, une par contrat | Calculées à la semaine selon les seuils de chaque contrat |
| Corrections | Écrasent la valeur précédente | Journalisées, avec l'auteur et la date |
| Validation | Aucune | Par le responsable, journée par journée |
| Congés et absences | Une autre feuille | Posés sur la grille, comptés par motif |
| Pour le comptable | Un fichier à relire | Un récapitulatif par salarié, semaine par semaine |
| Valeur en cas de contrôle | Faible : modifiable sans trace | Journal de chaque saisie et correction |
Où Excel reste le bon choix
Une personne seule, des horaires parfaitement réguliers, aucune heure supplémentaire : le tableur suffit, et un logiciel n'apporterait rien. C'est aussi vrai quand le décompte est fait par quelqu'un d'autre — un cabinet qui tient tout de A à Z, par exemple.
Où le tableur commence à coûter
Dès que quelqu'un d'autre saisit
Le problème du tableur n'est pas le calcul, c'est la saisie. Les heures y sont reportées après coup, par une personne qui n'était pas là, d'après ce qu'on lui dit. Chaque report est une occasion d'erreur, et chaque erreur se discute à la paie.
Dès la première heure supplémentaire
Le calcul des heures supplémentaires se fait à la semaine, par paliers, selon le contrat de chacun. Une formule Excel le fait pour un contrat ; il en faut une par contrat, et il faut les maintenir quand un contrat change. La plupart des tableurs de PME comptent les heures sup au mois, ce qui est faux.
Le jour où l'inspection du travail demande le décompte
L'employeur doit pouvoir présenter le décompte du temps de travail de chaque salarié. Un tableur modifiable sans trace a peu de valeur ; un journal qui garde chaque saisie, chaque correction et chaque validation, avec son auteur, en a davantage.
Ce que WiTime ne fait pas
WiTime ne calcule pas la paie et ne remplace pas votre logiciel de paie ni votre comptable. Il compte des heures et des jours, et les présente prêts à être saisis. Il ne gère pas non plus les plannings prévisionnels : il enregistre ce qui a été fait, pas ce qui est prévu.
Questions fréquentes
Puis-je importer mon fichier Excel ?
Non, et ce n'est pas nécessaire : WiTime démarre au premier pointage. Les mois passés restent dans votre tableur.
Le passage prend-il du temps ?
Dix minutes : créer le compte, inviter l'équipe, renseigner la durée hebdomadaire de chacun. Le lendemain, tout le monde pointe.
Et si mon comptable veut un fichier ?
Le récapitulatif du mois par salarié s'affiche à l'écran, semaine par semaine, et se transmet tel quel.